Google Workspace til undervisning

I Holbæk Kommune har vi en aftale med Google Workspace, som sikrer at der bliver passet godt på dit barns data

I Holbæk kommune har vi valgt at bruge Google Workspaces som det primær digitale værktøj i den daglig undervisning af elever, når eleverne skal f.eks. skal arbejde med tekstdokumenter, præsentationer og regneark eller mere avanceret ting som formularer og hjemmesider.

Google Workspace er en samling af udvalgte værktøjer til brug i undervisningen. Platformen er obligatorisk for elever og nøje udvalgt og godkendt til brug i undervisningen. Eleven har automatisk adgang til Google Workspace via sin chromebook eller pc. Herunder kan du læse om GDPR og dine rettigheder.

Skolernes fælles startside til undervisningsmaterialer start.skolen.nu

GDPR og Google Workspace

Google Workspace er et sikkert og lovligt undervisningsværktøj og en platform som overholder persondataforordningen igennem:

  • ISO Certificering

  • Årlige revisorerklæringer

  • Databehandleraftale

  • Et stort og løbende fokus på datasikkerhed og Isikkerhed.

Læs mere om, hvordan Google beskytter data HER

Læs mere om, hvordan Google behandler data HER

Holbæk kommunes GDPR og Isikkerhed tiltag

Holbæk kommune mener, at GDPR og Isikkerhed er vigtig for os alle og derfor har vi bla. sikret os på følgende måde:

  • Databehandleraftale indgået med Google - Find den HER

  • Standard Contractual Clauses (SCC) indgået med Google - Find den HER

  • Årlig risikovurdering

  • Årligt databehandler tilsyn af Google

  • Formålsbaseret behandling af personoplysninger

  • Fokus på dataminimering, hvilket sikre at kun nødvendige personoplysninger indsamles og behandles

  • Opbevaringsbegrænsning og automatiske slettefrister, hvilket sikre at systemet kun opbevarer personoplysninger i det tidsrum, hvor behandling er relevant og nødvendig

Holbæk kommune har igennem analyser konkluderet, at vores brug af Google Workspace overholder retningslinjer og love herunder principperne i persondataforordningen og paragrafferne Folkeskoleloven.

Retsgrundlag

Personoplysninger behandles lovligt med afsæt i KLE nr. 17, Databeskyttelsesforordningens art 6 stk. 1 litra c og e. og Folkeskoleloven.

Formål

Formålet med brugen af Google Workspace er at tilbyde en effektiv læringsplatform til undervisning af Holbæk kommunes skoleelever.

Opbevaring af personoplysningerne

Vi opbevarer dine personoplysninger i Google Workspace systemet på servere i EU.

Hvem ejer data i Holbæk kommunes Google Workspace?

Hvad må Google Workspace IKKE bruges til?

Skolerne i Holbæk kommune arbejder inden for et lukket domæne, som Holbæk kommune ejer.

Det betyder følgende:

  • Holbæk kommune ejer alle data

  • Google deler ingen personlige oplysninger med tredjeparter

  • Google viser ingen reklamer eller registrerer brugerens færden på internettet


Læs mere om, hvordan Google beskytter data HER

Læs mere om, hvordan Google behandler data HER

Holbæk Kommunes Google Workspace løsningen er IKKE godkendt til opbevaring eller håndtering af følsomme eller fortrolige oplysninger af nogen art.

Dvs. at du ikke må:

  • Sende mails

  • Opbevare filer (heller ikke i lukkede grupper)

  • Dele filer (heller ikke i lukkede grupper)

-hvis indholdet er følsomt eller fortroligt

Må jeg bruge min Google konto privat?

Skolens forpligtelser

Din Google konto er udelukkende til brug i forbindelse med din undervisning eller planlægning heraf.

Du må derfor ikke anvende den til private formål.

Holbæk kommune er ikke dataansvarlig for elevers private brug af Google konto.

Skolen har en særlig opgave i at undervise og lære eleverne i at begå sig på internettet. Ikke mindst fordi Google Workspace er et Google-produkt, der til forveksling ligner det, de fleste møder som private brugere af Google.

Hvilke personoplysninger behandles i Google Workspace?

Klage til Datatilsynet


Holbæk kommune og Google indsamler i forbindelse med brugen af Google Workspace en rækker almindelige personoplysninger:

  • Navn

  • Alder

  • Klassetrin

  • Mail

  • Undervisningsmateriale udarbejdet af elever

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Rettigheder og databeskyttelse

Læs mere om dine rettigheder og databeskyttelse i Holbæk kommune HER


Vi er dataansvarlige

Spørgsmål til behandling af dine personoplysninger

Holbæk Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget. Du finder vores kontaktoplysninger herunder:

Holbæk Kommune

Kanalstræde 2

4300 Holbæk

CVR-nr.: 29 18 94 47

Telefon: 72 36 36 36

E-mail: post@holb.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger er du velkommen til at kontakte vores informationssikkerhedskoordinator på isikkerhed@holb.dk eller 72 36 43 77

Hvis du sender følsomme eller private oplysninger, skal du bruge din digitale postkasse på borger.dk

Læs mere om, hvordan Holbæk kommune behandler personoplysninger HER


Kontaktoplysninger til vores databeskyttelsesrådgiver


Bech-Bruun Advokatpartnerselskab

Langelinie Allé 35

2100 København Ø

Telefonnummer – 72 27 30 02

E-mail dpo.holbaek@bechbruun.com

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en: https://dpo.bechbruun.com/holbaek/

Google Sikkerhedscertificeringer, revisorerklæringer og tredjepartsrevisioner

Se samlet Oversigt


Google Schrems ll udtalelse

Se samlet Dokument